En 2013, se espera que todos sus trámites, desde expedientes a resoluciones, sean electrónicos.
Casi 400.000 documentos de la Administración de los Servicios de Salud del Estado (ASSE), equivalentes a más de 25 años de datos, residen desde ahora en las bases de datos de INTEGRADOC. De esta forma, son útiles para los usuarios de todo el país a través de un navegador de Internet. Esta es la primera etapa del proyecto que tiene como meta a mediano plazo (para el año 2013), instrumentar los expedientes, notas, formularios y resoluciones de ASSE de forma 100% electrónica. Se trata de uno de los organismos públicos más grandes de todo el Estado, que cuenta con más de 20.000 funcionarios y dependencias ubicadas a lo largo de todo el país, incluidos la totalidad de los hospitales.
Por más de 10 años, ASSE contó con un sistema de gestión documental que le permitía dar seguimiento a los documentos que se generaban en todo el país. Si continuaba con el uso de ese sistema para el seguimiento de expedientes, notas, formularios y resoluciones, ASSE hubiera debido realizar una erogación cercana a los 100.000 dólares en licencias de software. Gracias a la migración a INTEGRADOC, el organismo logró generar ese ahorro y asegurar el flujo continuo, seguro y transparente de su información.
Como siguiente etapa se estarán instrumentando diversos documentos en formato 100% electrónico. El objetivo final es que a fines de 2013, toda la gestión documental de ASSE se encuentre en soporte 100% electrónico.
Para llevar a cabo una adecuada gestión del cambio organizacional, se decidió realizar esta primera transición gradualmente. Ya se ejecutó una etapa previa de uso y validación del producto para algunos trámites específicos. En la segunda etapa se migraron los datos del sistema anterior y se habilitó INTEGRADOC con una funcionalidad similar a la existente en el anterior sistema, facilitando su adopción por los usuarios.
ASSE genera un muy importante volumen documental, que implica hasta ahora, la impresión de aproximadamente 750.000 hojas al año.
Otro beneficio relevante es el ahorro de tiempos y costos de traslado de los documentos. ASSE es una organización descentralizada, con oficinas y hospitales en todo el país. El traslado de los documentos entre ellas y en especial desde y hacia Montevideo, es lento y costoso.
A su vez, se disminuirá la posibilidad de extravío de documentos en papel a mediano plazo, lo cual ocasiona trastornos a la gestión de un trámite y costos para su reconstrucción manual por parte de los funcionarios.
Desde el punto de vista medioambiental, este plan tiene un impacto positivo, dado que además de eliminar la impresión de los documentos (papel, toners, impresoras), se reducen significativamente las necesidades de traslado entre diferentes puntos del país, con la consecuente reducción en emisiones de CO2.
INTEGRADOC ha trabajado con ASSE por más de 10 años, generando una relación de confianza, sustentada en la calidad de nuestras soluciones y en la responsabilidad de nuestros profesionales. Este es un gran hito en la historia de esta relación, y estamos seguros que es un paso más hacia una gestión cada vez más eficiente y eficaz de sus trámites administrativos.