Puesta en producción de la solución de Expediente Electrónico provista por INTEGRADOC cumple primera etapa de la transición al soporte digital.
Para disminuir su huella ambiental y con foco en la eficiencia, el 29 de noviembre el Ministerio de Salud Pública comenzó la transición para gestionar sus expedientes en formato electrónico, a través de la solución provista por INTEGRADOC. El MSP genera miles de nuevos expediente y otras formas documentales al año, utilizados por casi medio millar de usuarios distribuidos por todo el país. De ahora en más, con la implementación de expedientes electrónicos de INTEGRADOC, el Ministerio reducirá, paulatinamente, el uso de papel e impresiones hasta su casi completa eliminación. Se ahorrará, además, el combustible y las emisiones de dióxido de carbono derivadas del traslado de documentos tradicionales que hasta ahora debían recorrer miles de kilómetros a lo largo de todo el territorio nacional.
La solución de Expedientes Electrónicos de INTEGRADOC permitirá al organismo reducir sensiblemente los tiempos de búsqueda y procesamiento de documentos. Eliminará el trasiego de papeles, promoviendo ahorros en tiempo y dinero. Y asegurará las mejores prácticas para el almacenamiento y la conservación de documentos fundamentales en la gestión pública.
El proyecto fue apoyado por AGESIC impulsando así un nuevo paso del MSP hacia una gestión cada vez más electrónica y eficiente. En la primera semana de uso de la solución provista por INTEGRADOC, que entró en producción el 29 de noviembre, se generaron más de 300 documentos, en todas sus variantes, desde diferentes dependencias del MSP, con 400 usuarios definidos. Se logró la configuración, capacitación y puesta en producción del sistema en un tiempo record de tres meses, cumpliendo de esta forma con la planificación y el objetivo de tener el sistema en funcionamiento en 2013.
Este proceso fue posible gracias a la eficiencia y dedicación de los equipos de trabajo de Administración Documental, Gerencia de Mejora Continua, Gerencia de Gobierno Electrónico e Informática del MSP, el equipo de INTEGRADOC y al apoyo de AGESIC
Esta primera etapa de expedientes mixtos (en la que coexiste la documentación tradicional con la electrónica) es fundamental en la estrategia para reducir al mínimo el uso de soporte papel en todo el MSP. A finales de 2014, el 95% de los expedientes, notas y formularios del MSP serán electrónicos. No se llegará al 100% porque habrá casos particulares que seguirán requiriendo soporte físico y el sistema se adaptó para coexistir con ese pequeño volumen de documentos en papel, respetando las necesidades de gestión ministeriales.
Al inicio del proyecto, el MSP e INTEGRADOC decidieron elaborar un programa de acción que tuviera en cuenta las prácticas documentales vigentes, entendiendo los hábitos de trabajo del personal del MSP y generando a partir de ello un plan de capacitación y entrenamiento a medida. La capacitación incluyó charlas presenciales, talleres personalizados, manuales detallados, resúmenes ejecutivos y un video tutorial para los usuarios que no pudieron asistir o querían reforzar conceptos.
De la mano de INTEGRADOC, y de forma gradual, el organismo pondrá fin así a los principales inconvenientes del formato papel, aumentando la transparencia y la eficiencia en la gestión.
El expediente es el mecanismo tradicional para los procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos. Históricamente, consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él. El trasiego de los papeles que forman el expediente entre personas, oficinas y diferentes organismos, resulta en una ejecución ineficiente, costosa y con impacto ambiental. A la forma documental “Expediente” se le suman otras, como las “Notas”, “Formularios” y “Resoluciones”, que se espera gestionar de forma electrónica.
La solución desarrollada por INTEGRADOC mantiene el espíritu de estas formas documentales, eliminando los principales inconvenientes del papel, aumentando la transparencia y eficiencia en la gestión.
El soporte electrónico permite, a su vez, una mayor confidencialidad de los asuntos que lo requieren. Por otro lado permite el trabajo remoto (casa / viajes), aumentando la eficiencia y reduciendo costos. Promueve, además, el trabajo concurrente y colaborativo, sin necesidad de fotocopias.
