Con la solución de INTEGRADOC, el Ministerio de Salud Pública del Uruguay eliminará los principales inconvenientes del formato papel, disminuirá su impacto sobre el medio ambiente y aumentará la eficiencia en la gestión.
Al año, el Ministerio de Salud Pública genera miles de nuevos expediente y otras formas documentales, que son utilizados por casi medio millar de usuarios distribuidos por todo el país, con el consiguiente trasiego permanente de papeles que deben recorrer todo el territorio nacional.
Con la mira puesta en la eficiencia y la reducción de costos, el MSP apostará a la solución de Expediente Electrónico provista por INTEGRADOC. El expediente electrónico reducirá sensiblemente los tiempos de búsqueda y procesamiento de documentos.
Lo más importante: eliminará el traslado de papeles, el eventual deterioro de archivos, la potencial pérdida de documentos, promoviendo ahorros en tiempo y dinero. A su vez, con esta solución, el organismo apuesta a una gestión más amigable con el medio ambiente.
De la mano de INTEGRADOC, y de forma gradual, el organismo pondrá fin a los principales inconvenientes del formato papel, aumentando la transparencia y la eficiencia en la gestión. Después de una experiencia no exitosa en esta temática, el MSP decidió implementar la solución de expediente electrónico de INTEGRADOC, confiando en la relación iniciada en el año 2001 y gracias a la cual la empresa pudo demostrar los más altos niveles de compromiso, seriedad y calidad en la soluciones tecnológicas entregadas al Ministerio.
El expediente es el mecanismo tradicional para los procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos. Históricamente, consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él. El trasiego de los papeles que forman el expediente entre personas, oficinas y diferentes organismos, resulta en una ejecución ineficiente, costosa y con impacto ambiental. Además existen riesgos potenciales: extravío, pérdida de confidencialidad, sustracción de fojas, deterioro de los papeles y el acceso no autorizado a los documentos.
La solución de Expediente Electrónico desarrollada por INTEGRADOC mantiene el espíritu de esta forma documental, eliminando los principales inconvenientes del papel, aumentando la transparencia y eficiencia en la gestión.
El soporte electrónico permite, a su vez, una mayor confidencialidad de los asuntos que lo requieren. Por otro lado permite el trabajo remoto (casa / viajes), aumentando la eficiencia y reduciendo costos. Promueve, además, el trabajo concurrente y colaborativo, sin necesidad de fotocopias.
La solución propuesta reduce sensiblemente los costos: de impresión, traslado de personas y papeles, almacenamiento y preservación. Promueve, por sobre todas las cosas, una mayor productividad al reducir tiempos de trabajo destinados a tareas manuales.
Además, a largo plazo permite medir la gestión administrativa, para tomar decisiones que permitan mejorar la eficiencia de los procesos internos y por ende del servicio prestado a los ciudadanos.